Surat resmi biasanya banyak dipakai untuk keperluan instansi,
organisasi, keperluan dinas, atau kepentingan antar perusahaan. Meski
begitu surat resmi tidak harus selalu dibuat oleh kelompok, bisa juga
dibuat oleh individu. Contoh surat resmi yang dibuat oleh individu
adalah surat lamaran kerja, atau surat pengunduran diri dimana cara
penulisan surat tersebut menggunakan format surat resmi yang berlaku dan
bahasa yang digunakan merupakan bahasa Indonesia yang baik dan benar.
Surat ini dibuat dalam berbagai kegiatan resmi seperti di sekolah, dinas
atau di berbagai instansi pemerintah.
Berikut ini ciri-ciri dari surat resmi yang baik.
- Surat resmi yang baik bila dikeluarkan oleh suatu organisasi biasanya menggunakan kop surat.
- Terdapat nomor pembuatan surat, lampiran dan juga perihal dibuatnya surat tersebut.
- Menggunakan ragam bahasa resmi yang berlaku di negara tersebut.
- Dibuka dan ditutup dengan menggunakan salam yang biasa digunakan oleh kebanyakan orang.
- Salah
satu pertimbangan diakui atau tidaknya surat resmi adalah adanya cap
atau stempel dari lembaga yang mengeluarkan surat tersebut. Bila tidak
ada cap, maka surat tersebut akan diragukan keasliannya.
Bagian-bagian Pada Surat Resmi
Dalam
pembuatan surat resmi harus mengikuti peraturan yang sudah ada. Dengan begitu
surat resmi yang telah dibuat bisa diterima oleh semua kalangan. Secara garis
besar dalam sebuah surat biasanya memiliki format seperti bagian pembuka, isi
surat dan terakhir adalah penutup. Berikut adalah bagian dari surat resmi.
Kepala atau Kop Surat
Dalam
menulis surat resmi, keberadaan kop surat begitu penting. Adanya kop surat
menunjukan dari lembaga mana surat tersebut berasal. Keberadaan kop surat
merupakan suatu penegasan bahwa surat yang dikeluarkan tersebut merupakan surat
resmi dari lembaga atau perusahaan yang mengeluarkan surat. Dalam sebuah kop
surat setidaknya harus memiliki 5 bagian agar orang yang menerima surat mengetahui
asal surat secara jelas. Kelima bagian kop surat tersebut adalah sebagai
berikut.
- Nama lembaga, instansi atau
perusahaan.
- Alamat Lengkap perusahaan,
lembaga atau instansi.
- Kontak yang bisa dihubungi
seperti nomor telpon, fak atau email.
- Kode Pos
- Logo dari lembaga,
perusahaan, atau instansi.
Tidak
semua kop surat menyertakan kelima bagian di atas karena berbagai alasan.
Sedangkan untuk penulisannya biasanya menggunakan huruf kapital yang diperbesar
dan dipertebal. Untuk penulisan kop surat umumnya menggunakan rata tengah,
tetapi terkadang ada juga yang menggunakan rata kiri atau kanan.
Nomor Surat
Nomor surat
pada surat resmi merupakan salah satu bagian yang memiliki fungsi begitu
penting. Pada nomor surat ini tidak bisa dibuat sembarangan, karena setiap
karakter yang ada pada nomor surat resmi memiliki makna dan arti. Orang
yang telah lama berkecimpung dalam surat menyurat tentu sudah tahu benar
bagaimana tata cara penulisan nomor surat dengan baik dan benar. Lalu
bagaimana orang yang baru belajar? Bagaimana menulis nomor surat?
Berikut penjelasannya.
Pada
surat resmi terdapat beberapa bagian seperti nomor surat, kode surat
serta bulan dan tahun pembuatan. Semua bagian tersebut memiliki fungsi
yang sangat penting untuk bagian kearsipan. Setiap lembaga bebas untuk
membuat kode sendiri dalam nomor surat. Berikut contoh nomor surat dan
pembahasannya.
Nomor : A.001/Pan-Pel/AKB/I/2015
A
= Merupakan kode surat internal (bisa digunakan untuk undangan anggota,
atau surat apapun yang berkaitan dengan lembaga atau perusahaan)
Sedangkan kode “B” bisa digunakan untuk pihak luar lembaga.
001
= Nomor ini merupakan nomor seri surat yang telah dikeluarkan. Misal
untuk surat pertama yang dikeluarkan oleh lembaga, sedangkan untuk surat
kedua bisa menggunakan kode “002”.
Pan-Pel
= Artinya Panitia Pelaksana (jika surat itu khusus untuk sebuah
kepanitiaan acara / kegiatan. Bila bagian yang ini bisa ada dan bisa
ditiadakan. Kode jenis ini umumnya ada: Kongres; Musda; Rapat; Prop; dan
sebagainya
AKB = Identitas organisasi / institusi
I = Bulan dibuatnya surat. Yang berarti bulan pertama menggunakan angka romawi.
2015 = Tahun surat itu di keluarkan.
Tempat dan Tanggal Surat
Tempat
dan tanggal surat merupakan keterangan yang menjelaskan lokasi serta
kapan ditulisnya surat tersebut. Tetapi apabila lokasi penulisan surat
sudah dinyatakan pada kop surat, maka dalam hal ini tidak perlu ditulis
kembali, cukup tangganya saja. Lokasi penulisan tempat dan tanggal surat
biasanya berada di pojok kanan atas sejajar dengan nomor surat. Nama
tempat biasanya ditulis mendahului tanggal surat. Penulisan nama tempat
dan tanggal dipisah dengan tanda koma dan diakhiri dengan tanda titik.
Contoh : Bandung, 17 Agustus 2015.
Lampiran Surat
Lampiran
surat merupakan suatu dokumen tambahan yang di lampirkan ke dokumen
utama. Lampiran biasanya berisi dokumen pendukung yang menguatkan
dokumen utama seperti foto kegiatan, laporan keuangan lebih mendetail
dan lain sebagainya.
Alamat Surat
Banyak
yang tidak terlalu memperhatikan penulisan alamat surat, sehingga
banyak terjadi kekeliruan dalam penulisannya, khususnya dalam menulis
alamat dalam surat resmi. Berikut adalah hal-hal yang harus diperhatikan
dalam menulis alamat surat.
- Alamat surat biasa terdapat pada dua tempat yaitu di bagian sampul dan di awal surat.
- Alamat
surat yang ditulis pada bagian sampul harus berisi alamat lengkap.
sedangkan untuk alamat yang ditulis pada bagian surat biasanya tidak
selengkap alamat yang ditulis di sampul.
- Penggunaan kata “kepada” tidak wajib digunakan karena sia-sia.
- Kata “Yang Terhormat” bisa disingkat dengan “Yth”
- Penulisan sebutan seperti ibu, bapak atau Sdr/Sdri wajib digunakan bila diikuti dengan nama orang.
- Kata “Jalan” tidak perlu disingkat, dan penulisan alamat tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.
Salam Pembuka dan Penutup
Penulisan
salam sebaiknya menggunakan kata-kata umum yang biasa digunakan dalam
percakapan resmi seperti salam sejahtera, atau kalau satu keyakinan bisa
menggunakan salam yang diajarkan oleh agama masing-masing. Penulisan
salam pada surat resmi biasanya diakhiri dengan huruf koma.
Isi Surat
Inilah
bagian pokok dari sebuah surat. Isi surat biasanya di taruh pada tengah
surat yang berisi tentang penjelasan maksud dan tujuan dari sebuah
surat. Ini surat yang baik adalah yang menggunakan bahasa baku serta
kalimat yang ringkas dan mudah untuk dimengerti oleh penerima surat.
Pemilihan kalimat serta kata yang digunakan juga merupakan faktor
penting dari isi surat resmi.
Penutup surat
Penutup
surat harus menggunakan kalimat yang baik dan benar. Berikut beberapa
contoh kalimat penutup yang biasanya digunakan dalam surat resmi.
- Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja samanya kami haturkan terima kasih.
- Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
- Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian serta kerja sama Saudara kami ucapkan terima kasih.
- Demikian agar menjadi maklum, atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.
Selain
itu pada bagian penutup biasanya juga di lengkapi dengan jabatan, nama
dan NIK, dan juga tanda tangan orang yang membuat surat. Selain itu juga
adanya tembusan surat, kepada siapa saja surat ini ditujukan dalam satu
lembaga tersebut.
Contoh Surat Resmi
